Secretária Executiva

Somos a HelpMed Saúde, especializada na gestão e terceirização de serviços médicos, com sede em Curitiba e atuação em todo território nacional.

Aliamos um ambiente de crescimento acelerado, semelhante a uma start-up, colaborativo, com DNA empreendedor, e amamos um dinamismo!

Estamos em busca de uma Secretária Executiva para se juntar à nossa equipe dinâmica. Este papel é fundamental para garantir que nosso escritório seja um ambiente acolhedor, funcional e produtivo para todos os membros da equipe.

A secretária será responsável pela recepção e apoio administrativo, além de fornecer suporte essencial para as operações diárias junto com o CEO.

Quais serão os principais desafios?

• Realizar atendimento pessoal e telefônico na recepção e controle de malotes e correspondências, recebimento de periódicos, agendamento e organização das salas de reuniões, solicitação de mobiliário, equipamentos, materiais gerais de expediente, liberação de veículos e vouchers de estacionamento.
• Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como organização de viagens e pagamentos de contas, facilitando a organização de suas demandas.
• Identificar e resolver proativamente problemas relacionados às instalações, equipamentos e suprimentos do escritório.
• Solicitar reservas de hotéis, passagens de ônibus e voos para os colaboradores, realizando as cotações a fim de manter o controle das despesas e redução dos custos operacionais.
• Realizar a cotações de diversos segmentos e compras, manutenção predial e contratação de terceiros para regularização das necessidades prediais, dispondo dos materiais para conclusão dos serviços visando redução dos custos e organização do ambiente físico de trabalho.
• Receber notas fiscais e efetuar lançamentos no Pipefy (sistema para gestão de processos e pagamentos), incluindo a fatura do cartão de crédito corporativo, visando assegurar a eficiência nos processos e o pagamento dos serviços contratados pela HelpMed. Realizar entrega de crachás e jalecos para médicos parceiros, conforme negociação do contrato com o contratante.
• Apoiar diretores, buscando a otimização do tempo e eficiência de suas atividades, através do controle de agendas, antecipação de riscos e resolução proativa de problemas, visando permitir que eles concentrem seus esforços em questões estratégicas.
• Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como o pagamento de contas, facilitando a organização de suas demandas.
• Identificar oportunidades para agilizar, otimizar e automatizar atividades, buscando sugerir e implementar as melhores práticas, visando a eficiência operacional do setor.

• Graduação cursando em Administração, Secretariado Executivo ou áreas relacionadas.
• Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente em um ambiente de escritório.
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
• Capacidade de resolver problemas de forma proativa e eficiente.
• Forte atenção aos detalhes e habilidades organizacionais.
• Disponibilidade para lidar com situações emergenciais fora do horário comercial, quando necessário

Nossos benefícios:

🏥 Assistência médica SulAmérica, após 3 meses de HelpMed; 

🍴 Vale-refeição R$730,00;

🚌 Vale-transporte ou estacionamento;

🎅 Brinde Natal;

🏋🏾‍♀️ Gympass;

🎂 Celebraday.

O Grupo HelpMed Saúde surgiu em 2015 com o objetivo de fazer a gestão de escalas médicas com excelência, fazendo a gestão de equipes multidisciplinares e intermediando o recrutamento e terceirização de profissionais de saúde.

Nossa missão é Liderar a transformação na gestão de equipes médicas. Inspirar pessoas a atingirem novos patamares de excelência, construir um legado de inovação e impacto positivo no setor da saúde.

Nossos valores são excelência, inovação, empatia, eficiência operacional e responsabilidade social.

Tudo isso, buscando atingir nossa visão: Ser reconhecidos como a referência nacional na gestão de escalas médicas, impulsionando a eficiência operacional e elevando os padrões de excelência no setor de saúde.

Hoje somos responsáveis pelas escalas de inúmeras unidades de atendimento ao SUS, hospitais públicos e unidades também da rede privada. Evoluímos, crescemos e hoje já contamos com mais de 3.600 médicos em nosso corpo clínico, além de termos realizado mais de 1.500.000 horas médicas em 2023.

Já contamos com 6 empresas em nosso grupo, atuação geográfica em 5 estados e com sedes administrativas em Curitiba e em São Paulo. Somos uma empresa que sonha grande, que quer crescer ainda mais e que busca impactar cada vez mais a sociedade com atendimentos médicos de excelência! Quer fazer parte disso conosco?